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Ist Analyse

Sie benötigen eine SOLL/IST Analyse der aktuellen Datenschutzstandards in Ihrer Kommune? Mit uns kein Problem.
Wir erstellen in Ihrem Auftrag eine detaillierte Basisanalyse hinsichtlich aller datenschutzrelevanten Aspekte in Ihrer Kommune und erörtern mit Ihnen die Risiken und Möglichkeiten.

Unsere Datenschutz Audit beinhaltet:

  • Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung im Sinne §67 BDSG (neu)/ Art. 35 DSGVO
  • Erstellung eins Datenschutzmanagementkonzepts
  • Darstellung datenschutzkonformer Richtlinien und Formulare
  • Vertraulichkeitsvereinbarungen im Rahmen der DSGVO für Ihre Mitarbeiter
  • Einführung technisch-organisatorischer Maßnahmen Art. 32 DSGVO
  • Erstellung und Prüfung der Verfahrensverzeichnisse Art. 30 DSGVO
  • Organisation einer Prüfung Ihrer Website und Dokumentation dieses Prozesses auf Datenschutzkonformität
  • Organisation eines Kick-off-Workshops für Ihre Mitarbeiter zu Themen des betrieblichen Datenschutzes
  • Dokumentation des gesamten Datenschutzberatungsprozesses mit Hilfe einer strategischen Datenschutzmanagement-Software
  • Erstellung eines Projektplans im Rahmen unserer Datenschuztberatung

Datenschutzberatung in 3 einfachen Schritten

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Mitarbeitersensibilisierung

Die Mitarbeitersensibilisierung im Rahmen der DSGVO

Regelmäßige Schulungen im Bereich des Datenschutzes und der Informationssicherheit sind nicht nur für die Verantwortlichen in einer Kommune unerlässlich. Durch die rasante technologische Entwicklung sind Kommunen herausgefordert und müssen immer wieder auf juristische Neuerungen reagieren. Oftmals sind dies Themen weit ab von eigentlichen Kerngeschäft. Die Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der gesamten Europäischen Union (EU) ist ein Beispiel für eine der größten Veränderungen in der Geschichte des Datenschutzes. Gleichzeitig betrifft diese Änderung kommunale Verwaltungen.

Unsere Mitarbeitersensibilisierung beinhaltet:

  • Zeit- und ortsunabhängige Schulungen
  • Vor Ort Schulungen
  • Vermittlung grundlegender Datenschutzkenntnisse
  • Auffrischung vorhandener Datenschutzkenntnisse
  • Erhöhung der Sensibilität Ihrer Mitarbeiter
  • Senkung der innerkommunalen Risiken

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Datenschutz Flatrate

Der externe Datenschutzbeauftragte – ein weiterer Schutz für Ihre Kommune

Durch die Möglichkeit eines externen Datenschutzbeauftragten – der durch actago zur Verfügung gestellt wird – haften wir im Falle eines Schadens im Rahmen eines Verstoßes der DSGVO.

Wir garantieren für Sie das Einhalten der gesetzlichen Anforderungen an den externen Datenschutzbeauftragten. Wir wissen: Die kontinuierlichen Veränderungen der Datenschutzgesetze sind für Ihre Kommune sehr zeitaufwendig. Mit unserer Unterstützung durch einen externen Datenschutzbeauftragen bieten wir Ihnen eine nachhaltige Lösung, mit der wir für Sie stets alle Neuerungen und Empfehlungen der Aufsichtsbehörde umsetzen. Somit können Sie die Verantwortung abgeben, sind rechtlich abgesichert und wir garantieren Ihnen die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Richtlinien.

Die Datenschutzdokumentation mit einem Datenschutzhandbuch

Unsere Datenschutz-Dokumentation ist eine Sammlung von wichtigen Dokumentationen und Nachweisen. Diese werden speziell auf Ihre Kommune angepasst und personalisiert. Mit dem Datenschutz Handbuch können Sie Ihren gesetzlichen Nachweispflichten nachkommen und zahlreiche rechtliche Anforderungen erfüllen.

Unser Service der Datenschutzdokumentation beinhaltet:

  • Das Führen Ihres Datenschutzhandbuchs mit allen gesetzlich erforderlichen Inhalten
  • Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten in Ihrer Kommune
  • Die Auftragsdatenverarbeitung intern wie extern
  • Die technisch und organisatorischen Maßnahmen (TOM´s) im Rahmen der DSGVO
  • Durchführung von Datenschutzfolgeabschätzungen für Ihre Kommune
  • Überprüfung und Erstellung Ihrer Datenschutzerklärung
  • Website Check
  • Verpflichtung Ihrer Mitarbeiter auf das Datengeheimnis

Ein jährlicher Datenschutzaudit für Ihre Kommune

Der Datenschutzbeauftragte einer Kommune sollte mindestens einmal im Jahr einen Datenschutzaudit durchführen. Dieser Datenschutzaudit analysiert alle vorgenommenen Maßnahmen hinsichtlich des Datenschutzes in der Kommune. Mit dem Auditbericht des Datenschutzbeauftragen kann letzterer gegenüber der Geschäftsführung und ggfs. Aufsichtsbehörden effektiv den Ist Zustand des aktuellen Datenschutzniveaus nachweisen.

Unser Datenschutzaudit beinhaltet:

  • Durchführung des Audits für den gewünschten Bereich, Prozesse und Verfahren nach Auditnorm DIN EN ISO 19011
  • Erstellung eines Audit-Reports mit datenschutzrechtlicher Einschätzung und Bewertung
  • Datenschutzrechtliche Handlungsempfehlungen zur Steigerung des Datenschutzniveaus
  • Gemeinsames Abschlussgespräch

Der Datenschutzjahresbericht für Ihre Kommune

Durch die fortlaufende Dokumentation der durchgeführten Datenschutz-Maßnahmen lassen sich die Tätigkeiten des Datenschutzbeauftragten gegenüber der kommunalen Leitung belegen. Der Bericht kann gleichermaßen als Grundlage gegenüber Aufsichtsbehörden dienen, Bemühungen im Datenschutz nachzuweisen.

 

Unser jährlicher Datenschutzbericht beinhaltet:

  • Aktuelle Datenschutzsituation der Kommune im Hinblick auf Stärken und Schwächen des IT-Systems und datenschutzrechtlichen Handlungsbedarf
  • Durchgeführte Datenschutz-Folgenabschätzungen
  • Durchgeführte und zukünftig geplante (Mitarbeiter-)Schulungen
  • Relevante Änderungen und Entwicklungen der Gesetzgebung und Rechtsprechung

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