otris Privacy

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Datenschutzmanagement-Software vereinfacht die Umsetzung Ihrer unternehmensweiten Datenschutz-Maßnahmen

Steuern Sie Ihr Datenschutzmanagement mit otris privacy (zuvor privacyGUARD), der Softwarelösung für strategischen Datenschutz. Die Einhaltung von Standards wird systematisch kontrolliert, analysiert und durch die gezielte Umsetzung von Maßnahmen optimiert. Sicherheitslücken werden erkannt und bewertet, Datenschutzprozesse kontrolliert und dokumentiert. otris privacy lässt sich schnell und unkompliziert an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen und Prozesse anpassen.

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Die Mandantenverwaltung mit otris privacy

Jede Version beinhaltet eine eigene Mandantenverwaltung, mit der Sie mehrere Rechtseinheiten anlegen können. Somit ist das Durchführen eines Datenschutzmanagements für mehrere Einheiten / Firmen / Mandanten möglich. Eine weitere Möglichkeit ist das Mandantenübergreifende Arbeiten, gerade für externe Datenschutzbeauftragte ist dies ein großer Vorteil, bei der Betreuung von mehreren Mandaten.

Zusätzlich können Unternehmensgruppen (z.B. als Konzerndatenschutzbeauftragter) mit einem Login, zwischen den Ihnen zugewiesenen Mandanten einfach hin und her wechseln. Die Mandantenübergreifende Maßnahmenübersicht wird Ihnen bei der Sortierung nach Priorität, Status oder Verantwortlichkeiten helfen und Ihnen das Arbeiten sinnvoll erleichtern. Die Mandantenverwaltung ist für Sie einfach, präzise und jederzeit individuell anpassbar.

Weitere Funktionen:

  • Beliebig viele Mandanten hinzubuchbar
  • Externe DSB können Ihre Abrechnungsdaten und km-Pauschalen direkt hinterlegen.

Berechtigungskonzepte – Basis eines gelungenen Datenschutzes in Ihrem Unternehmen

Über ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept lässt sich in otris privacy detailliert festlegen, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen kann. So gewährleisten Sie, im Sinne einer gesicherten Verarbeitung (Art. 32 DSGVO), dass der Zugang dem Zweck und der Art der entsprechenden personenbezogenen Daten angemessen ist.

Gleichzeitig ist durch die klare Definition der Rollen für alle Parteien nachvollziehbar, wer für die Umsetzung der einzelnen Aufgaben zuständig ist. Die Verantwortlichen aus dem gehobenen Management können über tagesaktuelle Reports alle zugewiesenen Pflichten, die sich etwa aus einer Prüfung ergeben haben, auf ihren aktuellen Umsetzungsstand hin prüfen und bei Bedarf gezielt nachhaken. Zudem ermöglichen die flexiblen Reportingtools, Statusberichte auf Knopfdruck und für unterschiedliche Stakeholder anzufertigen.

Die Datenschutzorganisation geplant und strukturiert für Ihre Unternehmen entwickeln

Mit otris privacy können Sie alle datenschutzrelevanten Verfahren auf einer zentralen Plattform inventarisieren. Die Software beinhaltet Checklisten (> 1.000 Fragen) zur Prüfung der Verfahren im Ihrem Unternehmen sowie bei externen Dienstleistern (Auftragsverarbeitung). Definieren Sie Maßnahmen zur Optimierung des Datenschutzes, werden diese direkt in der Software dokumentiert, delegiert und überwacht.

otris privacy macht es für Sie einfacher, Ihr Unternehmen zu überprüfen und Ihre Datenschutzorganisation strukturiert und transparent weiterzuentwickeln. Mit otris privacy legen Sie persönlich den Umfang der Prüfung fest, wählen Checklisten aus, führen die Prüfung durch, verdichten Ihre Ergebnisse und können zudem schnell und automatisch einen Bericht generieren.

Verfahrenstätigkeiten einfach und klar strukturieren und abbilden

Die Führung des Verfahrensverzeichnisses ist für den Datenschutzbeauftragten oft eine undankbare und langwierige Aufgabe. Mit dem gesetzlich geforderten Verzeichnis von Verfahrenstätigkeiten bilden Sie die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb Ihres Unternehmens ab. Folgen Sie einfach der Schritt-für-Schritt-Anleitung und Ihr Verzeichnis entsteht. Oder Sie binden die Ansprechpartner der Fachabteilungen in die Bearbeitung mit ein.

So haben Sie schnell eine Übersicht aller Verfahren, mit Bezug zu personenbezogenen Daten, und sind jederzeit auskunftsfähig gegenüber Betroffenen und Aufsichtsbehörden. Das Verfahrensverzeichnis als Werkzeug ist für den Datenschutzbeauftragten unerlässlich. So kann im Falle einer Datenpanne reaktiv agiert werden. Weiterhin kann bei der Planung von Sicherheitsmaßnahmen proaktiv gehandelt werden.

Weiterhin kann jedes angelegte Verfahren als Vorlage speichern und für neue Verfahren übernommen werden, Sie müssen dieses lediglich noch in Feinheiten anpassen.
Konzernweit gültige Verfahren können in wenigen Klicks in die zugehörigen Tochter- und Schwesterunternehmen vererbt werden und ermöglichen Ihnen somit nur einen einmaligen Erstellungs- und Pflegeaufwand.

Optional bieten wir Ihnen ab 3-2018 fertige Musterverfahrensverzeichnisse gem. Art. 30 DSG-VO für verschiedener Branchen (kostenpflichtig) zum schnellen Einstieg an. Damit können Sie sofort starten, reduzieren Ihren Dokumentationsaufwand um mehrere Tage und müssen lediglich eine Anpassung an lokale Abweichungen vornehmen.

Weitere Funktionen für Verfahrenstätigkeiten mit otris privacy:

  • Ausfüllen oder Ergänzen von Verfahren an fachverantwortlichen Benutzer delegierbar
  • Einsatz von individuellen Textbausteinen als Vorlage zur schnelleren Erfassung
  • Export aller Verfahren (jeweils einzeln oder alle als internes oder öffentliches Verzeichnis) im CSV-, Word-, HTML- oder PDF-Format möglich
  • Gruppenvorlagen speichern und nutzen oder Verfahren mit anderen Organisationseinheiten verknüpfen. So können Sie z.B. in Unternehmensgruppen oder als externer DSB gleichartige Verfahren einmal anlegen und mehrfach verwenden.
  • Workflowintegration für externe Verfahrensmeldung

Die Datenschutz-Folgenabschätzung mit otris privacy

Eine der Kernaufgaben eines Datenschutzbeauftragten ist die Bewertung von Daten-Verarbeitungen vor Einführung einer Verarbeitungstätigkeit. So stellen Sie von Beginn an sicher, dass die Daten in Ihrem Unternehmen DSVGO konform behandelt werden. otris privacy unterstützt verschiedene anerkannte Ansätze und liefert die richtigen Werkzeuge, um diese Aufgaben rechtskonform und praxisgerecht durchzuführen.

Die DSGVO verfolgt einen risikobasierten Ansatz. Dieser umfasst fortlaufende Risikoanalysen und in bestimmten Fällen Datenschutz-Folgeabschätzungen (DSFA nach Art. 35 „Data Protection Impact Assessment“) vor der Einführung oder bei der Änderung von Verarbeitungsprozessen. In otris privacy können geeignete Bewertungskriterien kihinterlegt werden. So lässt sich teilautomatisiert bestimmen, ob eine DSFA durchzuführen ist. Wenn dies erforderlich ist, wird der Bearbeiter über eine intuitiv bedienbare Maske durch die Risikoanalyse und -abschätzung geführt. So wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen zentral und vollständig erfasst werden.
Die Datenrisiken werden so für sie einfach verständlich visualisiert. otris privacy hilft Ihnen bei einer fundierten Grundlage für Ihr internes Meldewesen, mit der Sie Ihre Informations- und Meldepflichten erfüllen können.

Die Auftragsdatenverarbeitung dokumentieren und nachhalten

Sie wollen Ihre Auftragsdatenverarbeitung schnell und einfach dokumentieren? Hier bietet es sich an Ihre eine Liste aller Auftragsgeber und Auftragsnehmer zu führen. So haben Sie die Auftragsverarbeitungen (AV) jederzeit und ortunabhängig im Blick.
Zudem ist es möglich, dass jeder Kunde oder Dienstleister mit seinen Kontaktdaten und entsprechenden Vertragsdokumenten hinterlegt von Ihnen direkt im System zentral hinterlegt wird.

So ist es Ihnen möglich die initiale und regelmäßige Überprüfung gem. § 11 BDSG / Art. 28 DS-GVO i.V.m. Art. 30 Abs. 2 DS-GVO durchzuführen und gleichzeitig zu dokumentieren. So ist es Ihnen möglich sicher zu stellen, dass vertraglichen Anforderungen, wie auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen, geprüft und dokumentiert werden.

Die Datenauskunft auf Knopfdruck im Rahmen der DSGVO

Laut DSGVO muss sichergestellt sein, dass die Anfragen Betroffener, zu gespeicherten Daten oder dem öffentlichen Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, beantwortet werden können. Mit otris privacy können Sie diese beiden Prozesse problemlos in der Software, oder über ein Web-Formular, einsehen, bearbeiten oder zur Bearbeitung an einen Kollegen weiterleiten. Somit wird die Datenauskunft nach DSGVO für Sie ein einfacher Schritt in der Kommunikation mit Betroffenen und bindet keine unnötige Zeit und Ressourcen.

Schnell und einfach eine Datenpanne melden – mit otris privacy

Nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO müssen Unternehmen im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich – möglichst binnen 72 Stunden, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde – die Verletzung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Mit otris privacy ist dies einfach und unkompliziert aus dem Produktivsystem möglich. Alle notwendigen Kontaktdaten der für Datenpannen zuständigen Behörden sind in otris privacy hinterlegt und werden von uns stets für Sie automatisch gepflegt.

Der Datenschutz Maßnahmenplan – so dokumentieren Sie die nächsten Schritte

Um eine Gesamtübersicht über Ihren Datenschutz Maßnahmenplan zu erhalten finden Sie in otris privacy Funktionen wie die Maßnahmenübersicht. So ist es Ihnen möglich die im Rahmen von Audits oder Bestandsaufnahmen erstellten Maßnahmen stehts in der Gesamtübersicht zu betrachten. Zusätzlich ist es Ihnen möglich Maßnahmen, mit Status und Beschreibung sowie Verantwortlichem und Zieldatum zu versehen. Weiterer Vorteil: Die Bearbeitung des Plans kann direkt im Maßnahmenplan dokumentiert werden und ist somit für alle Beteiligte stets abrufbar.

Die Datenschutz Dokumentation einfach und schnell abbilden

Gerade die Datenschutz Dokimentation kann eine zeitraubende Aufgabe sein. Mit otris privacy haben Sie die Möglichkeit durch das Anlegen von Berichtsvorlagen Zeit zu sparen. Aktuelle Berichte werden für einen von Ihnen definierten Zeitraum, automatisch für Sie erstellt. Textbausteine, Variablen aus der Mandantenverwaltung, Maßnahmenpläne und Aktivitäten, aktuelle Übersichten zu Auftragsdatenverarbeitungen, Verfahren sowie durchgeführte E-Learnings können automatisch eingefügt werden.

Zudem steht Ihnen der finale Bericht als Word-Dokument zur Nachbereitung zur Verfügung. So ist eine maximale Zeitersparnis für Ihre Datenschutz Dokumentation, gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Berichten gewährleistet und sie haben Zeit sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

So erstellen Sie eine datenschutzgerechte Dokumentenverwaltung

Eine datenschutzgerechte Dokumentenverwaltung ist für Ihr Unternehmen unumgänglich.
Daher macht es otris privacy möglich, dass alle Originaldokumente als Word, PDF oder Excel Datei, an mehreren Stellen, hinterlegt werden können.
So stellen Sie sicher, dass die Dokumentenverwaltung für Ihre Mitarbeiter an einem zentralen Ort geschieht und somit klar und nachvollziehbar bleibt.

Technische und organisatorische Maßnahmen für eine datenschutzgerechte Dokumentenverwaltung:

Für das führen eines vollständigen Verfahrensverzeichnisses ist es wichtig, dass alle Maßnahmen sowohl technischen wie organisatorischen lückenlos nachgehalten werden.
Mit otris privacy können Sie beliebig viele technische und organisatorische Maßnahmenbeschreibungen, für verschiedenere Standorte oder spezielle Verfahren, anlegen und verwalten.
Anpassbare Textbausteine können als Vorlage verwenden. So ermöglichen Sie jeden Benutzer eine schnellere und auf Ihre Organisation abgestimmte Dateneingabe.

Weitere Funktionen der Dokumentenverwaltung:

  • Aufgabe zum Ausfüllen oder Ergänzen an fachverantwortlichen Benutzer delegierbar
  • Bearbeitungshistorie zur Erfüllung der Eingabekontrolle
  • Einsatz von individuellen Textbausteinen als Vorlage zur schnelleren Erfassung
  • Export aller Maßnahmen im CSV- oder PDF-Format möglich.

Das digitale Vorlagensystem im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung

Mit otris privacy können Sie schnell und digital auf ein umfangreiches Vorlagensystem zugreifen. Dieses hilft Ihnen Redundanzen zu vermeiden und unterstützt Sie bei der Abbildung von unternehmensinternen Datenschutzprozessen. Dieses Vorlagensystem können Sie zudem schnell und einfach an Ihre unternehmensinternen Bedürfnisse anpassen. Zudem haben Sie die Möglichkeit Texten für Zweckbestimmungen, Rechtsgrundlagen von Verarbeitungsprozessen, Definitionen von Maßnahmen oder auch Templates für die Datenschutzfolgenabschätzung sowie komplette Verfahrensbeschreibungen direkt in otris privacy zu verwalten.

Den Datenschutz Mehrsprachig gestalten – mit otris privacy

Die DSGVO in ein Thema, dass den gesamten EU-Raum betrifft. In vielen Fällen wird Ihnen die Dokumentation, sowie die Erstellung von Bedienung im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung in deutscher Sprache ausreichen. Dennoch ermöglichen wir Ihnen, durch einen Datenschutz der mehrsprachig angelegt ist, die individuelle Auswahl einer präferierten Sprache aus den verfügbaren Sprachversionen zur Benutzung der Software und stellen dabei zusätzlich die Hilfetexte und Gesetzestexte in der jeweiligen Sprache zur Verfügung. Die Dokumentation von Inhalten kann in otris privacy in Deutsch und Englisch erfolgen.

Um die Arbeiten im Datenschutz auf mehreren Schultern zu verteilen und dabei nichts zu vergessen, können Aufgaben erstellt und Benutzern zugewiesen werden.
Jeder Benutzer hat seine eigene Aufgabenliste mit erhaltenen und delegierten Aufgaben und dem jeweiligen Status zur schnellen Übersicht und Abarbeitung.

Der Datenschutzbeauftragte kann alle Aufgaben im System überblicken und so die Abarbeitung stets überwachen.

Weitere Funktionen:

  • Aufgaben an andere Benutzer delegieren
  • Erinnerung per E-Mail an Benutzer bis Aufgabe bearbeitet wurde möglich.

Online Datenschutzschulung mit otris privacy

Ein großer Vorteil der digitalen, neuen Medien ist die Möglichkeit Datenschutzschulung online durchzuführen und Ihre Mitarbeiter somit mittels E-Learning in Sachen DSVGO auf dem Laufenden zu halten. Mithilfe eines Internetzugangs und einem aktuellen Webbroweser, können Ihre Beschäftigte die Datenschutzschulung jederzeit abrufen und sich Schritt für Schritt durch die Schulung klicken.
Der Vorteil der Online Datenschutzschulung ist die freie Einteilung der Zeit, unabhängig von Urlaub, Geschäftsreise oder Krankheit und die Wiederholbarkeit der Aufgaben. Auch und gerade bei Organisationen mit mehreren Standorten und Mitarbeiten im Schichtdienst ist die Möglichkeit der Online Datenschutzmöglichkeit ideal.

Zum Durchführen der Online Datenschutzschulungen und für rechtliche einwandfreies Datenschutzmanagement ist die Mitarbeitersensibilisierung eine zentrale Kernaufgabe. Hierfür stellen wir Ihnen mit otris privacy von actago zahlreiche E-Learning- und Newsletter-Funktionen zur Mitarbeiterschulung zur Verfügung und erleichtern Ihnen darüberhinaus den Nachweis von durchgeführten Schulungen.

Wir stellen Ihnen stets die aktuellen Gesetzestexte zum Datenschutz zur Verfügung (aktuell: BDSG, DS-GVO, TMG, TKG). So können Sie direkt in der Anwendung die referenzierten Rechtsgrundlagen einsehen. Beratung

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