HINWEISGEBERSYSTEM

Bereit für die nächsten Herausforderungen. Das actago Hinweisgebersystem steht für Sie bereit, wenn der Startschuss für den Einsatz fällt.

KOSTENLOSEN BERATUNGSTERMIN VEREINBAREN!

Vollständige Gewährleistung der Anonymität

Case Management

Verschlüsselung aller Daten

Einbindung des Hinweisgebersystems auf Ihrer Website

Vollumfängliche Betreuung

Plausibilitätsprüfung der Meldungen

Jährlicher Bericht an die Geschäftsleitung

HINWEISGEBERSYSTEM

Bereit für die nächsten Herausforderungen. Das actago Hinweisgebersystem steht für Sie bereit, wenn der Startschuss für den Einsatz fällt.

KOSTENLOSEN BERATUNGSTERMIN VEREINBAREN!

8 + 4 =

Vollständige Gewährleistung der Anonymität

Case Management

Verschlüsselung aller Daten

Einbindung des Hinweisgebersystems auf Ihrer Website

Vollumfängliche Betreuung

Plausibilitätsprüfung der Meldungen

Jährlicher Bericht an die Geschäftsleitung

HINWEISGEBERSYSTEM

Bereit für die nächsten Herausforderungen. Das actago Hinweisgebersystem steht für Sie bereit, wenn der Startschuss für den Einsatz fällt.

Vollständige Gewährleistung der Anonymität

Case Management

Verschlüsselung aller Daten

Einbindung des Hinweisgebersystems auf Ihrer Website

Vollumfängliche Betreuung

Plausibilitätsprüfung der Meldungen

Jährlicher Bericht an die Geschäftsleitung

Individualisierung

Das Hinweisgebersystem wird an Ihre CI-Vorgaben angepasst

Fortlaufende Betreuung

Hierzu zählen 24/7 Verfügbarkeit, personalisierte Texte, jährlicher Bericht an die Geschäftsleitung und vieles mehr

Software

Für das Hinweisgebersystem wird eine spezielle Software implementiert, um den Vorgang so unkompliziert wie möglich zu gestalten

Funktion des internen Hinweisgebersystems

Vorrangiges Ziel ist es, die Aufdeckung und Unterbindung von Verstößen zu forcieren. Gleichzeitig sollen jedoch auch der Hinweisgeber („Whistleblower“) sowie gegebenenfalls Dritte/Vermittler, die bei der Meldung unterstützen, besser geschützt werden. Diese sollen keine negativen zivil-, straf-, verwaltungsrechtlichen oder interne Konsequenzen als Folge der Meldung befürchten müssen.

Funktion der internen Hinweisgebersystems

Vorrangiges Ziel ist es, die Aufdeckung und Unterbindung von Verstößen zu forcieren. Gleichzeitig sollen jedoch auch der Hinweisgeber („Whistleblower“) sowie gegebenenfalls Dritte/Vermittler, die bei der Meldung unterstützen, besser geschützt werden. Diese sollen keine negativen zivil-, straf-, verwaltungsrechtlichen oder interne Konsequenzen als Folge der Meldung befürchten müssen.

Wie profitieren Sie von einem internen Hinweisgebersystem?

 

Ein Meldeverfahren lässt sich in drei Varianten unterteilen. Interne Meldung, externe Meldung (zuständige Behörde) und eine Meldung an die Öffentlichkeit. Durch die Implementierung einer IT-gestützten internen Meldestelle durch die  actago GmbH sollen Anreize dafür geschaffen werden, dass sich die hinweisgebende Person vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die interne Meldestelle wendet. Hinweisgeber, die zuerst über die interne Meldestelle Missstände in der Organisation melden, sind durch das HinSchG geschützt. Somit wird vermieden, dass die Außendarstellung Ihrer Kommune durch Meldungen leidet.

Wie profitieren Sie von einem internen Hinweisgebersystem?

 

Ein Meldeverfahren lässt sich in drei Varianten unterteilen. Interne Meldung, externe Meldung (zuständige Behörde) und eine Meldung an die Öffentlichkeit. Durch die Implementierung einer IT-gestützten internen Meldestelle durch die actago GmbH sollen Anreize dafür geschaffen werden, dass sich die hinweisgebende Person vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die interne Meldestelle wendet. Hinweisgeber, die zuerst über die interne Meldestelle Missstände in der Organisation melden, sind durch das HinSchG geschützt. Somit wird vermieden, dass die Außendarstellung Ihrer Kommune durch Meldungen leidet.

Kundenrezensionen

Landratsamt Rottal-Inn

Wir sind sehr positiv überrascht, wie gut die Zusammenarbeit mit dem externen Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten funktioniert. Wir fühlen uns rundum gut beraten und sind von den schnellen und produktiven Rückmeldungen begeistert. Die actago GmbH ist ein überaus zufriedenstellender Dienstleister in den Bereichen Datenschutz und Informationssicherheit, weswegen wir die actago gewissenhaft weiterempfehlen können und uns nach einer noch längeren Zusammenarbeit für die nächsten kommenden Jahren sehnen.

Markt Ergolding (Landkreis Landshut)

Mithilfe der actago GmbH setzten wir ein Informationssicherheitskonzept und Datenschutzkonzept erfolgreich für unseren Markt um. Unser Wunsch nach schnellem und direktem Kontakt wurde erfüllt. Durch die kompetente und verbindliche Art sowie die schnelle Reaktion der Berater fühlen wir uns in unserer Entscheidung bestätigt.
Die actago hilft bei allen Fragen immer schnell und unbürokratisch.
Wir können unsere Aufgaben nun sorglos erledigen, da wir uns rundum aufgehoben und sicher fühlen.

Gemeinde Neuried (Landkreis München)

Wir sind auf die actago GmbH aufmerksam geworden, als wir die bis dahin intern besetzte Stelle des DSB extern vergeben wollten. Das Konzept der Fa. actago ("schlüsselfertig und unterschriftsreif") hat uns bei der Vorstellung überzeugt. Tatsächlich werden die dadurch geweckten Erwartungen aber noch übertroffen. Ein freundlicher und kompetenter Datenschutzberater hat uns schon bei den Vor-Ort-Terminen überzeugt, ist aber auch nach der Erstaufnahme sowohl telefonisch und per E-Mail sehr gut erreichbar und beantwortet unsere Anfragen umgehend. Niemals hat man das Gefühl, man stört mit seinen Anfragen. Ja, die actago ist nicht der billigste, aber ein besonders wirtschaftlicher Anbieter, da sie uns die Dokumente sowie die Beratung schlüsselfertig liefern - besser geht's nicht!

VG Emmerting (Landkreis Altötting)

Logo VG Emmerting

Die Kommunikation mit der actago GmbH funktioniert ausgezeichnet. Als ein Problem im Bezug zur Informationssicherheit auftrat, wurde in Zusammenarbeit mit unserer IT-Abteilung und dem ISB der actago GmbH sehr schnell eine Lösung gefunden, die auch den Gemeinderat zufriedenstellte. Wir schätzen es sehr, dass wir jederzeit zu allen Themenbereichen Fragen stellen können und schnell eine verbindliche Antwort erhalten. So stellen wir uns die Zusammenarbeit auch weiterhin vor!

Gemeinde Benediktbeuern / Gemeinde Bichl (Landkreis Bad Tölz-Wolfratshausen)

    

Die Verwaltungsgemeinschaft Benediktbeuern kooperiert in den Themenbereichen Datenschutz und Informationssicherheit mit der actago GmbH. Die Arbeitsergebnisse der ersten zwei Monate sind bereits absolut überzeugend gewesen! In den ersten Audits des externen Datenschutzbeauftragten und des externen Informationssicherheitsbeauftragten konnten vor Ort schon viele Fragen geklärt werden. Nach kurzer Zeit erhielten wir dann das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die Informationsblätter nach DSGVO für die einzelnen Fachbereiche. Die Abstimmung zwischen den externen Beauftragten von actago und den internen Koordinatoren verläuft sehr angenehm. Wir freuen uns auf eine weiterhin so effektive und unkomplizierte Zusammenarbeit.

VG Ihrlerstein (Landkreis Kehlheim)

Nach reiflichen Überlegungen haben wir uns für die actago GmbH als Premiumdienstleister für die Bereiche Datenschutz und Informationssicherheit entschieden. Nach der von Beginn an durchwegs positiven Projektbegleitung, der stets schnellen, kompetenten Hilfe und natürlich jetzt nach Abschluss und Übergabe der aktuellen Projektergebnisse können wir sagen, dass es die absolut richtige Entscheidung war. Wir werden den Weg gerne gemeinsam weitergehen. Vielen Dank ans gesamte actago-Team. Thomas Krebs (1. Bürgermeister), Michaela Kaltenegger (Vorz. Bgm.), Ludwig Rappl (Geschäftsstellenleiter)

Gemeinde Hohenthann (Landkreis Landshut)

Mithilfe actago GmbH war es uns möglich, unsere internen Prozesse datenschutzkonform und trotzdem noch effizienter zu gestalten. Es wurden unter anderem vorhandene Unterlagen gesichtet und entsprechend der Anforderungen angepasst. Sowohl der Informationssicherheitsbeauftragte, als auch der Datenschutzberater nehmen sich ausreichend Zeit, alle unsere Themen zu besprechen und sich um unsere Belange zu kümmern. Mit Qualität und Geschwindigkeit der Antworten sind wir sehr zufrieden! Wir freuen uns jederzeit über Vorschläge und Empfehlungen und wünschen uns weiterhin eine gute Zusammenarbeit.

Gemeinde Mertingen (Landkreis Donau-Ries)

Bereits durch die gelungene, persönliche Firmenvorstellung der actago GmbH positiv vorbelastet, haben wir uns nach ebenfalls durchgängig positiven Aussagen bei den Kontakten mit anderen Kommunen für die Zusammenarbeit mit der actago GmbH entschieden. Das unseres Wissens einzigartige Konzept einer komplett "schlüsselfertigen Lösung" geht in der Praxis voll auf und nimmt uns die Arbeit zu diesem Thema umfänglich ab. Die Qualität der vollständig ausgearbeiteten, individualisierten Dokumente ist hervorragend. Dass diese zusätzlich in einem sicheren Onlineportal für uns in stets aktueller Version zur Verfügung stehen, rundet das positive Bild nochmals ab. Besonders lobenswert ist auch die gute Erreichbarkeit und sehr kompetente Unterstützung unserer persönlichen Berater und deren Stellvertreter bei der actago GmbH. Anzumerken ist zudem, dass dies sogar die Abendstunden und Wochenenden miteinschließt, so dass wir im Bedarfsfall immer einen unserer Ansprechpartner erreichen können. Dass diese Zusage nicht nur auf dem Papier steht, haben bereits mehrere erfolgreiche Wochenend-Notfalleinsätze in anderen Kommunen bewiesen.
Die actago GmbH aus Landau an der Isar ist nicht nur ausgewiesener Spezialist für Kommunen, sondern mittlerweile wohl auch einer der führenden Dienstleister in den Bereichen Datenschutz und Informationssicherheit in ganz Bayern. Bekräftigt wird dies durch die nachweisbare (meist mehrfache) Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dies auch unabhängig davon, ob es die uns vor Ort unterstützenden Berater, oder die Kolleginnen und Kollegen im Stammhaus der Firma sind.
Für uns sehr wertvoll ist auch die langjährige Erfahrung aus den Bereichen "Administrative IT" und "Projektmanagement", mit der uns die Berater der actago GmbH sehr kompetent und mit aktuellem Wissen unterstützen können.
Auf den Punkt gebracht, war es vom ersten Tag an die richtige Entscheidung, die actago GmbH mit der Umsetzung unserer Sicherheitsthemen zu beauftragen und wir reihen uns sehr gerne in die große Riege der zufriedenen Kunden ein.

VG Gars a. Inn (Landkreis Mühldorf am Inn)

Wir sind angekommen und sehr zufrieden! So kurz könnte unser Statement zur Zusammenarbeit mit der Firma actago aus Landau an der Isar ausfallen. Nachdem wir mit einem anderen Dienstleister vorher leider schlechte Erfahrungen gemacht haben, werden unsere Erwartungen nunmehr sogar übertroffen. Auf unsere Fragen erhalten wir ebenso schnelle wie kompetente Antworten und die Rückmeldungen zu unseren E-Mails zeugen gleichfalls von Sachverstand und langjährigen Erfahrungswerten. Die für uns erstellten, sehr umfangreichen Dokumente wurden uns nicht nur in einem übersichtlichen Ordner überlassen, sondern sind über ein eigenes Firmenportal der actago auch jederzeit online abrufbar. Viele Themen werden nun direkt zwischen der actago GmbH und unseren weiteren externen Dienstleistern besprochen und geklärt, so dass auch dieser Aufwand für uns nun deutlich geringer ausfällt. Hierbei wurde die angenehme und unkomplizierte Zusammenarbeit mit den Ansprechpartnern der actago bereits mehrmals sehr positiv hervorgehoben.

Gemeinde Polling (Landkreis Weilheim-Schongau)

Durch die actago GmbH erhielten wir ein umfassendes, auf unsere Verhältnisse zugeschnittenes Informationssicherheits- und Datenschutzmanagementsystem. Die Themen wurden uns durch lebendige Schulungen und praxisnahe Beispiele nähergebracht. Die actago kümmert sich sehr gut um unsere Belange.  Die Berater bemühen sich durch Verbesserungsvorschläge, unsere Prozesse zu optimieren und leisten umfangreiche Unterstützung bei der Implementierung der Prozesse und liefern die benötigten Dokumenten. Wir schätzen es sehr, dass die Berater der actago für unsere Fragen gut erreichbar sind und diese schnell und pragmatisch beantworten.

Häufig gestellte Fragen zum Hinweisgebersystem

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz dient dem Schutz der hinweisgebenden Personen, die Missstände offenlegen. Bislang wurden hinweisgebende Personen oftmals stark benachteiligt. Ziel dieses Gesetzentwurfes ist es, diese Benachteiligungen auszuschließen und Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern Rechtssicherheit zu geben.

Wie setzt man dieses Gesetz um?

Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten und Dienststellen von Gemeinden und Gemeinde­verbänden mit mehr als 10.000 Einwohnern sind verpflichtet, interne Meldekanäle bereitzustellen. Über diese Meldekanäle können Personen Hinweise zu Missständen in der Dienststelle abgeben.

Dieses Gesetz gilt für die Meldung und die Offenlegung von Informationen über Verstöße gegen das nationale Recht und Verstöße gegen das EU-Recht.

Interne Meldestellen können auf verschiedene Weisen eingerichtet werden:

  • Telefon-Hotline
  • E-Mail-Postfach
  • Briefkasten
  • Ombudspersonen
  • Online-Plattform

Die actago GmbH hat sich für die Online-Plattform entschieden, da diese alle Anforderungen der EU‑Richtlinie und des Hinweisgeberschutzgesetzes vollumfänglich erfüllt. Durch die Inbetriebnahme der Online‑Plattform wird ein großer Teil der aufzubringenden Arbeit zur actago GmbH verlagert. Wir gewähren durch die Verschlüsselung der Daten die geforderte Sicherheit. Da wir auf unserer Plattform den Hinweisgebern die Möglichkeit bieten, ihre Hinweise absolut anonym abzugeben, gewähren wir den umfänglichen Schutz der Identität von Hinweisgebern. Die Handhabung des gesamten Systems ist sehr einfach gehalten, zudem stehen erklärende Informationstexte zur Verfügung. Durch unsere Expertise im kommunalen Bereich sind wir auch bestens für die ein­gehenden Meldungen vorbereitet und können bei verschiedenen Thematiken unterstützen.

Was geschieht, wenn ein Hinweis abgegeben wurde?

Sobald ein Hinweis eingegangen ist, wird dieser von einem Mitarbeiter der actago GmbH bearbeitet. Hier erhält die hinweisgebende Person eine Bestätigung der eingegangenen Meldung. Diese wird zu­nächst auf Plausibilität geprüft und anschließend an die betroffene Stelle weitergeleitet. Sobald Maßnahmen ergriffen wurden, erhält die hinweisgebende Person Informationen über das weitere Vorgehen zur Behebung des Missstandes und der Fall wird in der internen Meldestelle geschlossen. 

Sowohl die Bearbeitung als auch die Übermittlung der Daten erfolgt vollständig anonym, es werden hierbei keinerlei personenbezogene Daten weitergegeben.

Welche Vorteile bietet die interne Meldestelle?

Die interne Meldestelle ist der kürzeste Kommunikationsweg zu den betroffenen Stellen in der Dienst­stelle. Außerdem wird dadurch die Kommunikation am Arbeitsplatz gefördert und das Vertrauen zu den Beschäftigten gestärkt, da der Arbeitgeber offen für Kritik ist und diese auch umsetzen möchte.

Häufig gestellte Fragen zum Hinweisgebersystem

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz dient dem Schutz der hinweisgebenden Personen, die Missstände offenlegen. Bislang wurden hinweisgebende Personen oftmals stark benachteiligt. Ziel dieses Gesetzentwurfes ist es, diese Benachteiligungen auszuschließen und Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern Rechtssicherheit zu geben.

Wie setzt man dieses Gesetz um?

Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten und Dienststellen von Gemeinden und Gemeinde­verbänden mit mehr als 10.000 Einwohnern sind verpflichtet, interne Meldekanäle bereitzustellen.  Über diese Meldekanäle können Personen Hinweise zu Missständen in der Dienststelle abgeben.

Dieses Gesetz gilt für die Meldung und die Offenlegung von Informationen über Verstöße gegen das nationale Recht und Verstöße gegen das EU-Recht.

Interne Meldestellen können auf verschiedene Weisen eingerichtet werden:

  • Telefon-Hotline
  • E-Mail-Postfach
  • Briefkasten
  • Ombudspersonen
  • Online-Plattform

Die actago GmbH hat sich für die Online-Plattform entschieden, da diese alle Anforderungen der EU‑Richtlinie und des Hinweisgeberschutzgesetzes vollumfänglich erfüllt. Durch die Inbetriebnahme der Online‑Plattform wird ein großer Teil der aufzubringenden Arbeit zur actago GmbH verlagert. Wir gewähren durch die Verschlüsselung der Daten die geforderte Sicherheit. Da wir auf unserer Plattform den Hinweisgebern die Möglichkeit bieten, ihre Hinweise absolut anonym abzugeben, gewähren wir den umfänglichen Schutz der Identität von Hinweisgebern. Die Handhabung des gesamten Systems ist sehr einfach gehalten, zudem stehen erklärende Informationstexte zur Verfügung. Durch unsere Expertise im kommunalen Bereich sind wir auch bestens für die ein­gehenden Meldungen vorbereitet und können bei verschiedenen Thematiken unterstützen.

Was geschieht, wenn ein Hinweis abgegeben wurde?

Sobald ein Hinweis eingegangen ist, wird dieser von einem Mitarbeiter der actago GmbH bearbeitet. Hier erhält die hinweisgebende Person eine Bestätigung der eingegangenen Meldung. Diese wird zu­nächst auf Plausibilität geprüft und anschließend an die betroffene Stelle weitergeleitet. Sobald Maßnahmen ergriffen wurden, erhält die hinweisgebende Person Informationen über das weitere Vorgehen zur Behebung des Missstandes und der Fall wird in der internen Meldestelle geschlossen.
Sowohl die Bearbeitung als auch die Übermittlung der Daten erfolgt vollständig anonym, es werden hierbei keinerlei personenbezogene Daten weitergegeben.

Welche Vorteile bietet die interne Meldestelle?

Die interne Meldestelle ist der kürzeste Kommunikationsweg zu den betroffenen Stellen in der Dienst­stelle. Außerdem wird dadurch die Kommunikation am Arbeitsplatz gefördert und das Vertrauen zu den Beschäftigten gestärkt, da der Arbeitgeber offen für Kritik ist und diese auch umsetzen möchte.

Ihre Vorteile mit der actago GmbH

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Innovative Beratung

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